গত ১৮ মাস বা তারও বেশি সময় ধরে, মাইক্রোসফ্ট টিম প্রমান করে চলেছে যে ব্যাবসার জন্যে তাঁরা কতটা দরকারি। ভিডিও কনফারেন্সিং এবং সহযোগিতার সরঞ্জাম হিসাবে এর ব্যবহার সহকর্মী এবং ক্লায়েন্টদের একে অপরের সাথে যোগাযোগ করা যাচ্ছে এমনকি যখন তারা ব্যক্তিগতভাবে দেখা করতে সক্ষম নয়।
যাইহোক, যদি না আপনি একজন বিদ্যুত-দ্রুত নোট-গ্রহীতা না হন, আপনি রিয়েল-টাইমে আপনার টিম মিটিং অংশগ্রহণকারীদের ইনপুট রেকর্ড করতে সক্ষম হবেন না। আবার, এমন সময় আসবে যখন মাইক্রোসফ্ট টিম কলে থাকা প্রয়োজন এমন প্রত্যেককে পাওয়া সম্ভব হবে না। যদি এটি হয়, তাহলে একটি মিটিং রেকর্ড করার ক্ষমতা থাকা যাতে আপনি পরে এটি পর্যালোচনা করতে পারেন তা গুরুত্বপূর্ণ।
সৌভাগ্যবশত, মাইক্রোসফ্ট টিম তার বিনামূল্যের পরিকল্পনায় মিটিং রেকর্ড করার ক্ষমতা অন্তর্ভুক্ত করে। যদিও অনভিজ্ঞ টিম ব্যবহারকারীদের জন্য, এটি অস্পষ্ট হতে পারে কিভাবে একটি মিটিং রেকর্ড করতে হয়। আপনি যদি অনিশ্চিত হন তবে আপনি সঠিক জায়গায় এসেছেন। এই নির্দেশিকা আপনাকে ধাপে ধাপে একটি মাইক্রোসফ্ট টিম মিটিং রেকর্ড করার প্রক্রিয়ার মধ্য দিয়ে নিয়ে যাবে।
প্রথমে চেক করুন, কাকে রেকর্ড করার অনুমতি দেওয়া আছে
যদিও সমস্ত টিমের মিটিং রেকর্ড করা যাবে, কিন্তু কোনও মিটিং অংশগ্রহণকারী রেকর্ডিং শুরু করতে পারে না। প্রথমত, আপনার আইটি প্রশাসককে অবশ্যই মিটিং রেকর্ডিং সক্ষম করতে হবে। আরেকটি বিষয় মনে রাখতে হবে যে অতিথি ব্যবহারকারীরা মিটিং রেকর্ড করতে পারবেন না। প্রকৃতপক্ষে, মাইক্রোসফ্টের আরও কয়েকটি বিধিনিষেধ রয়েছে।
সভা সংগঠক এবং একই সংস্থার ব্যক্তিরা মূলত রেকর্ডিং শুরু এবং বন্ধ করতে পারে। তা সত্ত্বেও, এটি বহিরাগত মিটিং অংশগ্রহণকারীদের রেকর্ডিং অ্যাক্সেস করা থেকে বিরত রাখে না। মাইক্রোসফ্ট জানুয়ারী ২০২১ সাল থেকে OneDrive এবং SharePoint-এ টিম রেকর্ডিং সংরক্ষণ করার সুযোগ দিয়েছে। এর ফলে আপনার প্রতিষ্ঠানের ভিতরে এবং বাইরে উভয় ব্যক্তির সাথে আপনার রেকর্ডিং খুব সহজেই ডাউনলোড এবং শেয়ার করতে পারবেন।
মাইক্রোসফ্ট টিম মিটিং রেকর্ডিং শুরু করুন
স্বাভাবিকভাবেই, একটি টিম মিটিং রেকর্ড করার জন্য, আপনাকে প্রথমে একটিতে যোগ দিতে হবে। সুতরাং, যোগ দিন বা একটি মিটিং শুরু করুন, এবং তারপর মিটিং কন্ট্রোল প্যানেলের “আরও ক্রিয়া” বিভাগে উপবৃত্তগুলিতে ক্লিক করুন৷ প্রদর্শিত ড্রপডাউন তালিকায় আপনার “রেকর্ডিং শুরু করুন” দেখতে পাবেন। আপনি যখন সেটিতে ক্লিক করবেন, মিটিংয়ে থাকা প্রত্যেককে জানানো হবে যে একটি রেকর্ডিং করা হচ্ছে।
মনে রাখবেন যে শুধুমাত্র একজন মিটিং অংশগ্রহণকারীর একটি মিটিং রেকর্ড করার ক্ষমতা আছে। যে ব্যক্তি এটি শুরু করেছে সে চলে গেলেও রেকর্ডিং চলবে। সবাই মিটিং ছেড়ে চলে গেলে রেকর্ডিং বন্ধ হয়ে যাবে। যদি একজন অংশগ্রহণকারী কল থেকে প্রস্থান করতে ব্যর্থ হয়, তাহলে রেকর্ডিং স্বয়ংক্রিয়ভাবে চার ঘন্টা পরে শেষ হয়ে যাবে।
মাইক্রোসফ্ট টিম মিটিং রেকর্ডিং বন্ধ করুন
এমন সময় হতে পারে যখন আপনি মিটিং শেষ হওয়ার আগে আপনার টিমের রেকর্ডিং থামাতে চান। যদি তা হয়, আপনার রেকর্ডিং শেষ করা খুবই সহজ। শুধু “আরো ক্রিয়া” এ ফিরে যান এবং “রেকর্ডিং বন্ধ করুন” বেছে নিন। বিকল্পভাবে, রেকর্ড করা চালিয়ে যাওয়ার সময় আপনি শুধুমাত্র লাইভ ট্রান্সক্রিপশন বন্ধ রাখতে পারেন।
আপনার মাইক্রোসফ্ট টিম মিটিং রেকর্ডিং কোথায় খুঁজে পাবেন?
আপনার মাইক্রোসফ্ট টিম মিটিং সফলভাবে রেকর্ড করা একটি জিনিস, কিন্তু আপনি যদি এটি খুঁজে না পান তবে এটি অকেজো। পূর্বে বলা হয়েছে, মিটিংয়ের ধরণের উপর নির্ভর করে, টিম রেকর্ডিংগুলি এখন SharePoint বা OneDrive-এ পাওয়া যাবে। রেকর্ডিং প্রক্রিয়া করা হবে এবং SharePoint এ সংরক্ষণ করা হবে যদি এটি একটি চ্যানেল মিটিং হয়। অন্য যেকোনো ধরনের মিটিং OneDrive-এ অনুষ্ঠিত হবে।
মিটিংয়ের অংশগ্রহণকারীরা তাদের সুবিধার জন্য প্রাসঙ্গিক চ্যাট বা চ্যানেলে রেকর্ডিংয়ের একটি লিঙ্কও পাবেন। লিঙ্কে ক্লিক করার মাধ্যমে, আপনাকে SharePoint বা OneDrive-এ নিয়ে যাওয়া হবে, যেখানে আপনি রেকর্ডিং ডাউনলোড বা পূর্বরূপ দেখতে পারবেন। অন্য কারো সাথে রেকর্ডিং শেয়ার করাও সহজ, তারা মিটিংয়ে অংশ নিয়েছিল কিনা তা নির্বিশেষে। শুধু SharePoint বা OneDrive-এ “শেয়ার” লিঙ্কে ক্লিক করুন এবং আপনি যার সাথে রেকর্ডিং শেয়ার করতে চান তার তথ্য লিখুন৷ আপনি যদি মিটিং সংগঠক হয়ে থাকেন তবে আপনি এই স্ক্রীন থেকে রেকর্ডিং মুছে ফেলতে পারেন।
আপনার রেকর্ডিংয়ের জন্য মেয়াদ শেষ হওয়ার তারিখ সেট করুন
আশেপাশে থাকা টিম মিটিংয়ের রেকর্ডিংগুলি একটি গুরুত্বপূর্ণ নিরাপত্তা ঝুঁকি তৈরি করতে পারে, বিশেষ করে যেহেতু আরও ব্যবসায়গুলি দূরবর্তীভাবে সংবেদনশীল তথ্য ভাগ করে। এটি মাথায় রেখে, রেকর্ডিংগুলি আপনার আর প্রয়োজন না হওয়ার সাথে সাথে মুছে ফেলা ভালো। তবে ম্যানুয়ালি এটি করা একটি অতিরিক্ত অসুবিধা – এবং এটি উপেক্ষা করা সহজ। তবে, আপনার রেকর্ডিংগুলি স্বয়ংক্রিয়ভাবে মুছে ফেলা সম্ভব।
আপনার রেকর্ডিংয়ের মেয়াদ শেষ হওয়ার তারিখ থাকলে, মিটিং শেষ হলে টিম ব্যবহারকারীদের জানানো হবে। আপনি যদি তারিখ পরিবর্তন করতে চান, বিস্তারিত পৃষ্ঠায় যান। আপনি রেকর্ডিং-এ ক্লিক করে এবং তারপর উপরের ডানদিকের কোণায় তথ্য আইকনে ক্লিক করে, অথবা SharePoint বা OneDrive-এ রেকর্ডিং ফাইল খুঁজে বের করে এবং তারপর “বিশদ বিবরণ”-এ ক্লিক করে বিশদ পৃষ্ঠায় যেতে পারেন। মেয়াদ শেষ হওয়ার তারিখ বাড়ানোর বিকল্প সহ একটি ড্রপ-ডাউন মেনু বিস্তারিত পৃষ্ঠায় পাওয়া যাবে। বিকল্পভাবে, যদি আপনার ভিডিওটি একটি সংবেদনশীল প্রকৃতির না হয়, তাহলে আপনি মেয়াদ শেষ হওয়ার তারিখ সম্পূর্ণরূপে অপসারণ করতে পারেন।
